Over de DCN

In DCN kan men de geïntegreerde gegevens doorzoeken van de digitale archieftoegangen van de meeste Nederlandse archiefinstellingen. Uit die toegangen zijn automatisch de bestanden gefilterd die een charter beschrijven, of in de beschrijving waarvan het woord ‘charter’ of een dergelijke relevante term (zoals ‘transfix’, ‘vidimus’, ‘regest’) voorkomt. 

Als gevolg van deze automatische procedure, zonder welke DCN niet mogelijk zou zijn geweest, zijn de beschrijvingen van heel verschillend niveau. Fouten en inconsistenties in de originele beschrijvingen worden automatisch meegenomen. Ook bestaat een (klein) deel van de bestanden uit records die in feite geen charter betreffen. Er is evenwel voor gekozen om de gebruiker zoveel mogelijk informatie te bieden, en deze ongemakken voor lief te nemen.

De problemen worden merendeels veroorzaakt door de variatie in de manieren waarop archiefdiensten het beheerssysteem Mais-Flexis van DE REE archiefsystemen hebben ingevuld. Ten behoeve van DCN hebben de diensten al veel van de onjuist of onvolledig ingevulde velden gecorrigeerd, en zij zijn nog steeds daarmee doende. Als gevolg daarvan verdwijnen geleidelijk veel van de onjuiste gevens in DCN. 

Anders ligt het bij de archiefdiensten die niet bij DE REE archiefsystemen zijn aangesloten. De gegevens betreffende hun charters zijn lokaal geharvest of door de betreffende diensten zelf aangeleverd. Toekomstige veranderingen in hun charterbestanden zullen, anders dan bij de Mais-Flexis-gebruikers, niet automatisch in DCN verschijnen. Hun gegevens zullen periodiek opnieuw worden geharvest om DCN zo goed mogelijk up to date te houden. 

Het automatisch genereren van DCN heeft voorts tot gevolg dat bij een aantal records de opgegeven datum, zoals te zien in de kolom ‘Datering’, niet correct is. Dit is een gevolg van onjuiste of ontbrekende dateringen zoals die door de archiefdiensten in het systeem zijn ingevoerd. Deze problemen worden door de diensten geleidelijk aan opgelost, waarmee onjuiste dateringen op den duur uit DCN zullen verdwijnen.

Zoeken in DCN

In het portaal kan full-text worden gezocht in de circa 170.000 records met charterbeschrijvingen. Bij opgave van twee zoektermen worden de records gevonden waarin beide voorkomen. Ook kan de periode waarin wordt gezocht worden begrensd met een begin en/of eindjaar. 

Bij het zoeken op naam dient men zich te realiseren dat in veel beschrijvingen de originele spelling is overgenomen. Wanneer men op zoek is naar Alkmaar, doet men er goed aan om ook de oude spellingen als ‘Alcmaar’, ‘Alcmaer’, ‘Alcmair’, ‘Alkmaer’ en ‘Alkmair’ te proberen. Hetzelfde geldt voor de variatie in de spelling van persoonsnamen: Gerard kan ook verschijnen als ‘Gheraerd’, Gerrijt’, ‘Gerardus’, enzovoort.

Opzet van DCN

Op de overzichtspagina van DCN vindt men de volgende gegevens:

• een lijst van opgenomen archiefinstellingen (‘diensten’), met de mogelijkheid tot selectie van de gewenste instellingen;
• een lijst van de opgenomen archieffondsen (‘toegangen’), met de mogelijkheid tot selectie van de gewenste fondsen;
• de mogelijkheid om te selecteren op records met en zonder afbeeldingen (‘bestanden’);
• een chronologische lijst van alle charters in de geselecteerde archiefinstellingen of archieffondsen, met vermelding van het jaar van uitvaardiging en de tekst van de beschrijving van het charter in de inventaris.
• een zoekvenster voor full text search, waarin gezocht kan worden op personen, plaatsen of historische termen, en waarin de periode kan worden begrensd

Op de chronologische lijst van alle charters of van zoekresultaten kan een record worden aangeklikt, waarna de gegevens van de originele inventaris worden uitgeklapt, en een thumbnail van een eventuele afbeelding verschijnt.